Redacción de correo electrónico

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El correo electrónico (a menudo conocido por su nombre inglés de e-mail) se usa actualmente en casi todas las empresas y organismos de los países desarrollados como una forma de comunicarse tanto dentro de la empresa y como con otras empresas. El correo electrónico se ha convertido en la principal vía de comunicación, pues es una forma rápida y fiable de enviar mensajes e interactuar con la gente en todos los sectores del mundo empresarial.

Buena parte de los principios tradicionales para la redacción de cartas son igualmente aplicables al correo electrónico, en especial en contextos formales.

Históricamente, el correo electrónico se utiliza como una manera informal de comunicarse con los demás trabajadores. Abarca la comunicación informal y la formal, y aunque con el tiempo su tono se ha ido haciendo cada vez más formal, el correo electrónico sigue teniendo problemas en los entornos laborales debido a que es incapaz de expresar emociones o entonaciones.

Hay que tener cuidado al escribir mensajes de correo electrónico en estos entornos, tanto en su creación como en la elección de las palabras, así como al sleccionar los elementos en los que se organiza el documento. Por lo general, todos los mensajes se guardan y se registran, y los pueden leer potencialmente muchas personas.

El correo electrónico es una gran herramienta en los centros de trabajo, pero se debe utilizar con precaución. Por ello, al redactar un mensaje conviene tener en cuenta lo siguiente:

  • Limitar su uso en el lugar de trabajo a la información y los temas específicos de la empresa
  • Revisar las implicaciones legales de los mensajes, ya que todos los documentos escritos en centros de trabajo pueden ser utilizados en los tribunales.
  • Usar un tono y un lenguaje profesional.
  • Prestar atención a quiénes están destinados los mensajes y tener en cuenta sus circunstancias y posición al escribir.

[Modificar solo esta sección] Copias

Cuando se trabaja con mensajes de correo electrónico, es posible enviar copias (CC) y copias ocultas (CCO). Las copias se utilizan para enviar mensajes y otros documentos a destinatarios adicionales. En muchos casos, sin embargo, podría acabar participando personas a las que realmente no se dirigía el mensaje; podría ser cualquier persona que no esperaba que viera el documento, como un jefe o compañero de trabajo. Por ejemplo, si envía un correo electrónico a un compañero de trabajo hablando de la empresa para la que trabaja, o incluso a sus compañeros, el compañero de trabajo es su público objetivo. Pero si su jefe se cruzara con este mensaje, sería una audiencia no deseada y podría tener consecuencias graves si el mensaje no lo escribió con estas personas en mente.

Otro problema es que puede compartir información personal sin permiso, ya que todos las direcciones del remitente y los destinatarios serán visibles para todos. Aquí es donde resultas útiles las copias ocultas. Una copia oculta se utiliza para enviar copias de documentos y mensajes a otros destinatarios sin que los destinatarios originales lo sepan. Por ejemplo, si se entera de que uno de sus compañeros de trabajo puede estar implicado en una actividade potencialmente ilegal, puede enviarle un mensaje para tratar el asunto con él y con copia oculta a su jefe, para que este esté informado de la situación y las posibles consecuencias.

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